Шаг 1
Понять, что именно вам обязательно Половина ошибок начинается здесь: компания либо не знает, что попала под маркировку, либо готовится не к тому этапу.
Проверьте, подлежит ли ваш товар обязательной маркировке Обязанность определяется кодом ТН ВЭД или ОКПД 2, а не названием товара: в одной группе «косметика» часть позиций маркируется, часть — нет. Проверьте каждый код из вашей номенклатуры, а не только флагманский товар.
Выпишите свои даты: регистрация, старт маркировки, остатки, запрет оборота У каждой товарной группы свой график, и этапов в нём обычно пять-семь. Ориентироваться на «дату старта» из новостей недостаточно: отдельные даты есть у регистрации, у ввода в оборот, у остатков, у передачи в УПД и у запрета оборота немаркированного товара.
Определите все свои роли в обороте, а не одну Компания часто одновременно производитель и импортёр, или оптовик и розница. Каждая роль добавляет свои обязанности: например, производитель, который сам продаёт остатки через магазин, обязан ещё и выводить товар из оборота на кассе.
Решите, входить ли в эксперимент до старта обязательной маркировки Пока по группе идёт эксперимент, участие добровольное и коды маркировки бесплатны. Это лучшее время, чтобы без риска отладить печать, отчёты и обмен с контрагентами: после старта обязательной маркировки те же ошибки будут стоить остановленных отгрузок.
если группа пока в эксперименте
Проверьте, есть ли по вашей группе период маркировки остатков Остатки — это товар, произведённый или ввезённый до даты обязательной маркировки. По части групп его разрешают промаркировать по упрощённой схеме и только до конкретной даты. Пропустили срок — товар нельзя продавать легально, его придётся списывать.
если по группе открыт период маркировки остатков
Учтите: лекарства работают в отдельном контуре Лекарственные препараты прослеживаются в МДЛП — системе мониторинга движения лекарственных препаратов со своими правилами регистрации, схемами отгрузки и сроками. Общий порядок работы с ГИС МТ к ним применим лишь частично: сверяйтесь с правилами по лекарствам, а не с порядком для товаров народного потребления.
если вы работаете с лекарственными препаратами проверьте по своей продукции
Шаг 2
Электронная подпись и рабочее место Без действующей УКЭП и настроенного компьютера не сделать ни одного шага дальше.
Оформите УКЭП на руководителя или ИП Нужна усиленная квалифицированная электронная подпись на человека, который вправе действовать от лица компании без доверенности по ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Сертификат на руководителя юрлица с 1 января 2022 года выдаёт только удостоверяющий центр ФНС России и его доверенные лица.
Установите СКЗИ, драйверы токена и плагин для браузера Программное обеспечение для работы с подписью (криптопровайдер, драйверы носителя) и инструкции по установке предоставляет ФНС. Проверьте вход по сертификату заранее: типовая история — подпись есть, а зайти в кабинет не получается, потому что на компьютере не хватает компонента.
Проверьте срок действия сертификата и поставьте напоминание Сертификат обычно действует год. Когда он заканчивается, встают все операции разом: и вход в кабинет, и подписание карточек, и отправка документов. Напоминание за месяц до окончания стоит поставить сразу, а не когда отгрузка уже стоит.
организационный пункт, но именно на нём чаще всего встаёт работа
Оформите МЧД на сотрудников, которые будут работать за компанию Отдельные сертификаты «на сотрудника организации» больше не выпускаются: работник действует личной подписью физлица плюс машиночитаемая доверенность от компании. МЧД оформляется в том числе в самой системе маркировки — выдачу подтверждает своей подписью руководитель или ИП, а при увольнении или смене задач доверенность отзывается в любой момент. Без неё сотрудник не подпишет ни карточку товара, ни документ в ЭДО.
если в системе работает не только руководитель
Раздайте доступы сотрудникам и не завязывайте всё на одного человека Если единственный доступ к личному кабинету — у директора или у уволившегося менеджера, любая срочная операция превращается в аврал. Заведите пользователей с нужными правами и зафиксируйте, кто отвечает за маркировку.
практика внедрений
Шаг 3
Регистрация в Честном ЗНАКе Регистрация — не одна кнопка: после неё нужно дозаполнить профиль и подписать документы оператора.
Подайте заявление на регистрацию в ГИС МТ Регистрация проходит на markirovka.crpt.ru/register: система проверит установленное ПО, попросит выбрать сертификат, дальше нужно заполнить заявление и подписать его. Ответ от системы приходит в течение трёх рабочих дней — закладывайте это время в план.
Заполните профиль участника целиком В профиле указываются реквизиты, банковский счёт, роли участника оборота и товарные группы, с которыми вы работаете. Незаполненный профиль тормозит всё дальнейшее: не подписываются документы, не работает заказ кодов, не открывается нужный раздел кабинета.
Подпишите документы оператора системы После регистрации в кабинете появляются документы, которые нужно подписать: договоры на предоставление кодов маркировки и на устройство регистрации эмиссии, соглашение об ЭДО. Пока они не подписаны, коды заказать нельзя — а компания уверена, что «уже зарегистрирована».
набор документов зависит от роли и товарной группы
Добавьте все свои товарные группы в профиль Товарные группы подключаются отдельно. Компания, у которой в профиле есть только одна группа, не увидит операций по остальным — и обнаружит это в момент, когда нужно срочно заказать коды на новый товар.
частая причина «у меня нет такой кнопки»
Шаг 4
Электронный документооборот Через ЭДО передаются коды при смене собственника. Без него товар нельзя ни принять, ни отгрузить.
Подключите ЭДО — своего оператора или бесплатный ЭДО Лайт Коды передаются между участниками только через электронный документооборот. Если объёмы небольшие, подойдёт ЭДО Лайт: он бесплатный и доступен каждому участнику прямо в личном кабинете Честного ЗНАКа. Если у вас уже есть оператор — достаточно проверить, что тариф поддерживает документы с кодами маркировки.
Настройте роуминг и обменяйтесь приглашениями с контрагентами Если вы и поставщик у разных операторов, документы пойдут только после настройки роуминга. Это делается заранее и не мгновенно. Проверьте связь с ключевыми контрагентами до первой отгрузки, а не в день поставки.
особенно важно перед первой поставкой в сеть
Убедитесь, что ваша система формирует УПД с кодами в актуальном формате Коды маркировки передаются в УПД в отдельных полях, и формат документа задаётся приказом ФНС. Старая версия учётной программы формирует документ, который система не примет или примет без кодов — а это уже нарушение порядка передачи сведений.
Назначьте ответственного за приёмку документов в ЭДО Входящий УПД нужно вовремя принять, уточнить или отклонить. Непринятые документы означают, что товар по системе всё ещё чужой: продать его на кассе или отгрузить дальше нельзя, а расхождения всплывут при первой же проверке.
Шаг 5
Товары: GTIN и карточки в каталоге Самый недооценённый блок. Здесь живёт ГС1 РУС, без которого не завести карточку в российском диапазоне.
Шаг 6
Оборудование и учётная система Сканер, принтер, касса, ТСД, учётная программа. Часть этого обычно уже есть — важно проверить и обновить до старта, а не в день первой отгрузки.
Купите и настройте 2D-сканер Обычный одномерный сканер штрихкодов Data Matrix не читает. Нужен 2D-сканер, и его придётся настроить: проверить чтение кода с криптохвостом, при необходимости обновить прошивку и указать правильные разделители, иначе касса или учётная система примут код в искажённом виде.
Оцените, нужен ли терминал сбора данных для склада ТСД нужен, когда коды сканируются не за столом, а в проходах склада: приёмка, сборка УПД, проверка кодов. На небольших объёмах хватит сканера и ноутбука, но при отгрузках коробами без ТСД склад встаёт.
Обновите учётную систему до версии с поддержкой маркировки 1С, МойСклад или собственная система должны уметь работать с кодами: принимать УПД, хранить коды, отдавать их в кассу и в отчёты. Большинство вендоров выпустили обновления бесплатно — но обновление нужно установить и проверить на тестовой отгрузке.
Проверьте связь и резервный канал в местах сканирования Цех, склад и касса завязаны на обмен с системой. Заранее решите, что происходит при обрыве связи: коды буферизуются, отчёты копятся и уходят позже. Иначе первая же авария у провайдера останавливает отгрузку.
практика внедрений
Приёмка и отгрузка — самая трудоёмкая часть списка Truemark собирает УПД с кодами автоматически и проверяет статусы до отправки документа.
Как это устроено Шаг 10
Оборот: УПД и прослеживаемость Каждая передача товара другому юрлицу отражается в системе — иначе коды остаются на вас.
Отправляйте УПД с кодами при каждой передаче товара Смена собственника фиксируется в системе только через УПД в ЭДО. Если документ не отправлен или отправлен без кодов, у покупателя товар «не появился»: он не сможет его продать, а коды останутся числиться за вами.
Определите, какой у вас режим учёта: объёмно-сортовой или поэкземплярный При объёмно-сортовом учёте в документе указывают GTIN и количество, при поэкземплярном — каждый код отдельно. Даты перехода на поэкземплярный учёт у групп разные, и переход меняет процессы на складе: сканировать придётся каждую единицу либо переходить на агрегацию.
Освойте агрегацию: КИТУ, КИГУ, наборы, SSCC Агрегация объединяет единицы товара в короб или паллету с собственным кодом. При приёмке и отгрузке достаточно одного скана внешнего кода вместо сотни внутренних — это единственный способ не утонуть в поэкземплярном учёте на больших объёмах.
Проверяйте товар при приёмке, а не при продаже Сверяйте коды из УПД с фактической поставкой: расхождения решаются уточнением, аннулированием документа, УПДи или УКД — но только пока товар не ушёл дальше. Принятый «на глаз» УПД превращается в проблему в момент, когда код не пробивается на кассе.
Не отгружайте товар, который не введён в оборот Реализация товара, не введённого в оборот, — самостоятельное нарушение, и оно обнаруживается автоматически. Проверка партии перед отгрузкой занимает минуту, штраф по статье 15.12.1 КоАП — от 25 000 ₽ для малого бизнеса.
Шаг 11
Вывод из оборота Касса, разрешительный режим и все прочие причины выбытия — от порчи до экспорта.
Научитесь выводить товар из оборота по иным причинам Кроме продажи есть порча, утрата, использование для собственных нужд, продажа юрлицу по УПД, экспорт, безвозмездная передача. У каждой причины свой порядок; невыведенный испорченный товар годами висит на компании и всплывает при сверках.
Промаркируйте остатки до конца установленного срока Товар, произведённый или ввезённый до старта обязательной маркировки, маркируется по упрощённой схеме и только до конкретной даты. После неё немаркированный остаток продавать нельзя — придётся списывать или уничтожать.
если по группе открыт период маркировки остатков
Заведите процедуру перемаркировки Код повреждён, этикетка отклеилась, товар вернулся без кода — во всех этих случаях нужна перемаркировка с выпуском нового кода и указанием причины. Товар без читаемого кода продавать нельзя, а без процедуры он просто зависает на складе.
Шаг 12
Регламент, контроль и ответственность То, что превращает разовое подключение в процесс, который не разваливается через месяц.
Прогоните процесс на тестовом контуре или на небольшой партии У системы есть тестовый контур, а первую боевую партию всегда можно сделать маленькой. Полный прогон — заказ кодов, печать, нанесение, отчёт, ввод в оборот, УПД контрагенту — показывает, где именно у вас рвётся процесс, пока цена ошибки равна нулю.
лучший способ не узнать о проблеме в день старта
Назначьте ответственного и напишите короткий регламент Регламент на две страницы: кто заказывает коды, кто печатает, кто подаёт отчёты, кто принимает УПД, что делать при обрыве связи и при браке кода. Это дешевле любой автоматизации и снимает большую часть ошибок.
практика внедрений
Обучите все смены, включая ночную и подменную Маркировку обычно запускают при дневной смене, а ломается она в ночную, когда сканирует человек, которого никто не учил. Инструкция на рабочем месте и разбор нештатных ситуаций — обязательная часть запуска.
практика внедрений
Регулярно смотрите отклонения в личном кабинете Система собирает нарушения сама: непереданные сведения, расхождения по документам, продажи с ошибками. Эти данные питают индикаторы риска контролирующих органов — и чем дольше отклонения копятся, тем выше шанс проверки.
Проверьте, что вы укладываетесь в сроки передачи сведений Нарушение сроков — самое частое основание для штрафа по статье 15.12.1 КоАП: должностным лицам от 1 000 до 10 000 ₽, юрлицам от 25 000 до 100 000 ₽ в зависимости от размера бизнеса. Сроки по каждой операции установлены правилами вашей товарной группы — выпишите их и поставьте контроль.
Контролируйте цену табака и никотинсодержащей продукции В код табачной продукции зашита максимальная розничная цена, для никотинсодержащей установлена минимальная. Продажа выше или ниже фиксируется как нарушение; с 1 марта 2026 года контроль цен обязателен и в онлайне, и в офлайне, а штраф считается по объёму продаж за день на точку — от 5 000 до 500 000 ₽.
если это табак или никотинсодержащая продукция
Не путайте маркировку с ветеринарной сертификацией Продукция животного происхождения — молоко, мясо, рыба и икра, корма — остаётся в ВетИС: ветеринарные сопроводительные документы оформляются как раньше. Маркировка их не отменяет и не заменяет, это две параллельные обязанности.
если продукция животного происхождения проверьте по своей продукции
Синхронизируйте работу с ЕГАИС Пиво и слабоалкогольные напитки одновременно живут в ЕГАИС и в Честном ЗНАКе. Два учёта должны сходиться по объёмам и документам: расхождение между системами — типовой повод для вопросов при проверке.
если продукция учитывается в ЕГАИС проверьте по своей продукции
Проверьте, не осталось ли кодов, зависших на вашей компании Отгруженный, но не переданный документом товар, невыведенные испорченные единицы, коды в статусе «нанесён» без ввода в оборот — всё это остаётся за вами. Разовая ревизия перед плановой проверкой избавляет от неприятных открытий.
Приёмка и отгрузка без ручного сканирования каждой единицы Truemark собирает УПД с кодами автоматически — из ввода в оборот, со сканера, с терминала сбора данных или из файла, проверяет статусы и владельца кодов до отправки и поддерживает агрегацию, чтобы при поэкземплярном учёте хватало одного скана короба.
Посмотреть тарифы
Как пользоваться чек-листом
Выберите роль — список сразу перестроится под неё: рознице не показываются шаги про ГС1 РУС и заказ кодов, производителю — про кассу и разрешительный режим. Если укажете товарную группу, добавятся ваши даты: старт обязательной маркировки, сроки остатков, переход на поэкземплярный учёт, подключение разрешительного режима. Отметки хранятся в браузере, ссылку можно отправить коллеге, а сам список — распечатать и повесить рядом с рабочим местом.
Чек-лист собран по официальным материалам системы маркировки и правилам товарных групп; даты берутся из того же источника, что и календарь маркировки . Он не заменяет постановление Правительства по вашей группе — но показывает, что вы могли пропустить.
Что нужно знать: опт и дистрибуция Оптовик не заказывает коды и не описывает товары — его роль в другом: принять коды у поставщика и корректно передать их дальше. Звучит просто, но именно здесь возникает большинство расхождений в системе: непринятый вовремя УПД означает, что товар по документам всё ещё чужой, и продать или отгрузить его нельзя.
Минимальный набор для старта короткий: регистрация в системе маркировки, подключённый электронный документооборот — свой оператор или бесплатный ЭДО Лайт из личного кабинета — и 2D-сканер, который читает Data Matrix. Если поставщик и вы у разных операторов ЭДО, заранее настройте роуминг: это делается не мгновенно, а без него первая же поставка встанет.
Дальше начинается то, что отличает подготовленный склад от неподготовленного. Нужно понимать, какой режим учёта действует по вашей товарной группе — объёмно-сортовой или поэкземплярный — и когда наступает переход. При поэкземплярном учёте в документе указывается каждый код, и без агрегации в короба и паллеты приёмка растягивается на часы: с агрегацией достаточно одного скана внешнего кода.
Отдельно проверьте, что вы не отгружаете товар, который поставщик не ввёл в оборот — это самостоятельное нарушение, и обнаруживается оно автоматически.
Чек-листы для других ролей: Производитель · Импортёр · Розница · Продавец на маркетплейсе · Общепит и госучреждения . Общий чек-лист со всеми шагами — на основной странице инструмента .
