Шаг 1
Понять, что именно вам обязательно Половина ошибок начинается здесь: компания либо не знает, что попала под маркировку, либо готовится не к тому этапу.
Проверьте, подлежит ли ваш товар обязательной маркировке Обязанность определяется кодом ТН ВЭД или ОКПД 2, а не названием товара: в одной группе «косметика» часть позиций маркируется, часть — нет. Проверьте каждый код из вашей номенклатуры, а не только флагманский товар.
Выпишите свои даты: регистрация, старт маркировки, остатки, запрет оборота У каждой товарной группы свой график, и этапов в нём обычно пять-семь. Ориентироваться на «дату старта» из новостей недостаточно: отдельные даты есть у регистрации, у ввода в оборот, у остатков, у передачи в УПД и у запрета оборота немаркированного товара.
Определите все свои роли в обороте, а не одну Компания часто одновременно производитель и импортёр, или оптовик и розница. Каждая роль добавляет свои обязанности: например, производитель, который сам продаёт остатки через магазин, обязан ещё и выводить товар из оборота на кассе.
Решите, входить ли в эксперимент до старта обязательной маркировки Пока по группе идёт эксперимент, участие добровольное и коды маркировки бесплатны. Это лучшее время, чтобы без риска отладить печать, отчёты и обмен с контрагентами: после старта обязательной маркировки те же ошибки будут стоить остановленных отгрузок.
если группа пока в эксперименте
Проверьте, есть ли по вашей группе период маркировки остатков Остатки — это товар, произведённый или ввезённый до даты обязательной маркировки. По части групп его разрешают промаркировать по упрощённой схеме и только до конкретной даты. Пропустили срок — товар нельзя продавать легально, его придётся списывать.
если по группе открыт период маркировки остатков
Учтите: лекарства работают в отдельном контуре Лекарственные препараты прослеживаются в МДЛП — системе мониторинга движения лекарственных препаратов со своими правилами регистрации, схемами отгрузки и сроками. Общий порядок работы с ГИС МТ к ним применим лишь частично: сверяйтесь с правилами по лекарствам, а не с порядком для товаров народного потребления.
если вы работаете с лекарственными препаратами проверьте по своей продукции
Шаг 2
Электронная подпись и рабочее место Без действующей УКЭП и настроенного компьютера не сделать ни одного шага дальше.
Оформите УКЭП на руководителя или ИП Нужна усиленная квалифицированная электронная подпись на человека, который вправе действовать от лица компании без доверенности по ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Сертификат на руководителя юрлица с 1 января 2022 года выдаёт только удостоверяющий центр ФНС России и его доверенные лица.
Установите СКЗИ, драйверы токена и плагин для браузера Программное обеспечение для работы с подписью (криптопровайдер, драйверы носителя) и инструкции по установке предоставляет ФНС. Проверьте вход по сертификату заранее: типовая история — подпись есть, а зайти в кабинет не получается, потому что на компьютере не хватает компонента.
Проверьте срок действия сертификата и поставьте напоминание Сертификат обычно действует год. Когда он заканчивается, встают все операции разом: и вход в кабинет, и подписание карточек, и отправка документов. Напоминание за месяц до окончания стоит поставить сразу, а не когда отгрузка уже стоит.
организационный пункт, но именно на нём чаще всего встаёт работа
Оформите МЧД на сотрудников, которые будут работать за компанию Отдельные сертификаты «на сотрудника организации» больше не выпускаются: работник действует личной подписью физлица плюс машиночитаемая доверенность от компании. МЧД оформляется в том числе в самой системе маркировки — выдачу подтверждает своей подписью руководитель или ИП, а при увольнении или смене задач доверенность отзывается в любой момент. Без неё сотрудник не подпишет ни карточку товара, ни документ в ЭДО.
если в системе работает не только руководитель
Раздайте доступы сотрудникам и не завязывайте всё на одного человека Если единственный доступ к личному кабинету — у директора или у уволившегося менеджера, любая срочная операция превращается в аврал. Заведите пользователей с нужными правами и зафиксируйте, кто отвечает за маркировку.
практика внедрений
Шаг 3
Регистрация в Честном ЗНАКе Регистрация — не одна кнопка: после неё нужно дозаполнить профиль и подписать документы оператора.
Подайте заявление на регистрацию в ГИС МТ Регистрация проходит на markirovka.crpt.ru/register: система проверит установленное ПО, попросит выбрать сертификат, дальше нужно заполнить заявление и подписать его. Ответ от системы приходит в течение трёх рабочих дней — закладывайте это время в план.
Заполните профиль участника целиком В профиле указываются реквизиты, банковский счёт, роли участника оборота и товарные группы, с которыми вы работаете. Незаполненный профиль тормозит всё дальнейшее: не подписываются документы, не работает заказ кодов, не открывается нужный раздел кабинета.
Подпишите документы оператора системы После регистрации в кабинете появляются документы, которые нужно подписать: договоры на предоставление кодов маркировки и на устройство регистрации эмиссии, соглашение об ЭДО. Пока они не подписаны, коды заказать нельзя — а компания уверена, что «уже зарегистрирована».
набор документов зависит от роли и товарной группы
Добавьте все свои товарные группы в профиль Товарные группы подключаются отдельно. Компания, у которой в профиле есть только одна группа, не увидит операций по остальным — и обнаружит это в момент, когда нужно срочно заказать коды на новый товар.
частая причина «у меня нет такой кнопки»
Шаг 4
Электронный документооборот Через ЭДО передаются коды при смене собственника. Без него товар нельзя ни принять, ни отгрузить.
Шаг 5
Товары: GTIN и карточки в каталоге Самый недооценённый блок. Здесь живёт ГС1 РУС, без которого не завести карточку в российском диапазоне.
Шаг 6
Оборудование и учётная система Сканер, принтер, касса, ТСД, учётная программа. Часть этого обычно уже есть — важно проверить и обновить до старта, а не в день первой отгрузки.
Купите и настройте 2D-сканер Обычный одномерный сканер штрихкодов Data Matrix не читает. Нужен 2D-сканер, и его придётся настроить: проверить чтение кода с криптохвостом, при необходимости обновить прошивку и указать правильные разделители, иначе касса или учётная система примут код в искажённом виде.
Обновите учётную систему до версии с поддержкой маркировки 1С, МойСклад или собственная система должны уметь работать с кодами: принимать УПД, хранить коды, отдавать их в кассу и в отчёты. Большинство вендоров выпустили обновления бесплатно — но обновление нужно установить и проверить на тестовой отгрузке.
Проверьте кассу, кассовое ПО и договор с ОФД Подойдёт любая касса, соответствующая 54-ФЗ, но прошивку и кассовую программу нужно обновить: в чеке появляется реквизит с кодом маркировки, который через ОФД уходит в Честный ЗНАК. Старое ПО либо не примет код, либо пробьёт чек без него — товар останется в обороте по документам.
Убедитесь, что касса умеет работать в офлайн-режиме проверки Разрешительный режим требует проверки кода перед продажей. Офлайн-проверка при временном отсутствии интернета обязательна с 1 марта 2025 года: касса должна иметь локальный модуль и обновлённые справочники. Без этого при пропаже связи магазин либо встанет, либо продаст то, что продавать нельзя.
Проверьте связь и резервный канал в местах сканирования Цех, склад и касса завязаны на обмен с системой. Заранее решите, что происходит при обрыве связи: коды буферизуются, отчёты копятся и уходят позже. Иначе первая же авария у провайдера останавливает отгрузку.
практика внедрений
Приёмка и списание без ручной сверки Truemark принимает УПД с кодами и показывает расхождения до того, как они станут проблемой.
Как это устроено Шаг 10
Оборот: УПД и прослеживаемость Каждая передача товара другому юрлицу отражается в системе — иначе коды остаются на вас.
Шаг 11
Вывод из оборота Касса, разрешительный режим и все прочие причины выбытия — от порчи до экспорта.
Настройте вывод из оборота на кассе При продаже кассир сканирует код, касса включает его в чек, и через ОФД сведения уходят в Честный ЗНАК. Продать маркированный товар без сканирования кода нельзя: товар останется в обороте, а это расхождение видно системе.
Проверьте работу разрешительного режима до часа пик Касса обязана проверить код перед продажей и запретить её при нарушении: нет сведений о коде, товар не введён в оборот или уже выведен, истёк срок годности, есть запрет органа власти, некорректный код проверки, нарушена максимальная розничная цена. С 1 апреля 2026 года по ряду групп добавилось основание — недействительная разрешительная документация.
если товар продаётся в разрешительном режиме
Научитесь выводить товар из оборота по иным причинам Кроме продажи есть порча, утрата, использование для собственных нужд, продажа юрлицу по УПД, экспорт, безвозмездная передача. У каждой причины свой порядок; невыведенный испорченный товар годами висит на компании и всплывает при сверках.
Выводите продукцию, которую используете в производстве блюд Кафе и ресторан выводят маркированный товар из оборота не только через кассу: продукт, ушедший на кухню, списывается как использованный для собственных нужд. Пока он не выведен, по документам он всё ещё готов к продаже.
то же касается госучреждений — школ, больниц
Промаркируйте остатки до конца установленного срока Товар, произведённый или ввезённый до старта обязательной маркировки, маркируется по упрощённой схеме и только до конкретной даты. После неё немаркированный остаток продавать нельзя — придётся списывать или уничтожать.
если по группе открыт период маркировки остатков
Заведите процедуру перемаркировки Код повреждён, этикетка отклеилась, товар вернулся без кода — во всех этих случаях нужна перемаркировка с выпуском нового кода и указанием причины. Товар без читаемого кода продавать нельзя, а без процедуры он просто зависает на складе.
Шаг 12
Регламент, контроль и ответственность То, что превращает разовое подключение в процесс, который не разваливается через месяц.
Прогоните процесс на тестовом контуре или на небольшой партии У системы есть тестовый контур, а первую боевую партию всегда можно сделать маленькой. Полный прогон — заказ кодов, печать, нанесение, отчёт, ввод в оборот, УПД контрагенту — показывает, где именно у вас рвётся процесс, пока цена ошибки равна нулю.
лучший способ не узнать о проблеме в день старта
Назначьте ответственного и напишите короткий регламент Регламент на две страницы: кто заказывает коды, кто печатает, кто подаёт отчёты, кто принимает УПД, что делать при обрыве связи и при браке кода. Это дешевле любой автоматизации и снимает большую часть ошибок.
практика внедрений
Обучите все смены, включая ночную и подменную Маркировку обычно запускают при дневной смене, а ломается она в ночную, когда сканирует человек, которого никто не учил. Инструкция на рабочем месте и разбор нештатных ситуаций — обязательная часть запуска.
практика внедрений
Регулярно смотрите отклонения в личном кабинете Система собирает нарушения сама: непереданные сведения, расхождения по документам, продажи с ошибками. Эти данные питают индикаторы риска контролирующих органов — и чем дольше отклонения копятся, тем выше шанс проверки.
Проверьте, что вы укладываетесь в сроки передачи сведений Нарушение сроков — самое частое основание для штрафа по статье 15.12.1 КоАП: должностным лицам от 1 000 до 10 000 ₽, юрлицам от 25 000 до 100 000 ₽ в зависимости от размера бизнеса. Сроки по каждой операции установлены правилами вашей товарной группы — выпишите их и поставьте контроль.
Подготовьтесь к автоштрафам С 1 марта 2026 года продажа просроченного товара после запрета системы штрафуется автоматически — 10 000 ₽ за единицу для ИП и 20 000 ₽ для юрлиц; с 1 июля 2026 года это распространяется на все маркируемые товары. Данные Честного ЗНАКа приравнены к автоматической фиксации: постановление выносится без инспектора.
Контролируйте цену табака и никотинсодержащей продукции В код табачной продукции зашита максимальная розничная цена, для никотинсодержащей установлена минимальная. Продажа выше или ниже фиксируется как нарушение; с 1 марта 2026 года контроль цен обязателен и в онлайне, и в офлайне, а штраф считается по объёму продаж за день на точку — от 5 000 до 500 000 ₽.
если это табак или никотинсодержащая продукция
Не путайте маркировку с ветеринарной сертификацией Продукция животного происхождения — молоко, мясо, рыба и икра, корма — остаётся в ВетИС: ветеринарные сопроводительные документы оформляются как раньше. Маркировка их не отменяет и не заменяет, это две параллельные обязанности.
если продукция животного происхождения проверьте по своей продукции
Синхронизируйте работу с ЕГАИС Пиво и слабоалкогольные напитки одновременно живут в ЕГАИС и в Честном ЗНАКе. Два учёта должны сходиться по объёмам и документам: расхождение между системами — типовой повод для вопросов при проверке.
если продукция учитывается в ЕГАИС проверьте по своей продукции
Проверьте, не осталось ли кодов, зависших на вашей компании Отгруженный, но не переданный документом товар, невыведенные испорченные единицы, коды в статусе «нанесён» без ввода в оборот — всё это остаётся за вами. Разовая ревизия перед плановой проверкой избавляет от неприятных открытий.
Как пользоваться чек-листом
Выберите роль — список сразу перестроится под неё: рознице не показываются шаги про ГС1 РУС и заказ кодов, производителю — про кассу и разрешительный режим. Если укажете товарную группу, добавятся ваши даты: старт обязательной маркировки, сроки остатков, переход на поэкземплярный учёт, подключение разрешительного режима. Отметки хранятся в браузере, ссылку можно отправить коллеге, а сам список — распечатать и повесить рядом с рабочим местом.
Чек-лист собран по официальным материалам системы маркировки и правилам товарных групп; даты берутся из того же источника, что и календарь маркировки . Он не заменяет постановление Правительства по вашей группе — но показывает, что вы могли пропустить.
Что нужно знать: общепит и госучреждения Общепит и государственные учреждения работают с маркированным товаром как конечное звено: они его принимают и выводят из оборота. Заказывать коды, описывать товары и делать агрегацию им не нужно, поэтому чек-лист короткий — но пропущенный пункт здесь так же заметен системе, как и у остальных.
Базовое: регистрация в системе маркировки, электронный документооборот для приёмки УПД и 2D-сканер. Если часть продукции продаётся посетителям в упаковке — например, бутилированная вода или мороженое, — нужна касса по 54-ФЗ с обновлённой прошивкой: такой товар выбывает через кассу, как в обычной рознице.
Ключевая особенность сегмента — продукция, которая уходит на кухню. Она тоже выводится из оборота, но не через кассу, а списанием для собственных нужд. Пока этого не сделано, по документам товар по-прежнему готов к продаже, а расхождение копится в системе.
И то же, что для розницы: входящие документы нужно принимать вовремя, иначе поставка «висит» у поставщика, а испорченный или просроченный товар — выводить с соответствующей причиной, не откладывая.
Чек-листы для других ролей: Производитель · Импортёр · Опт и дистрибуция · Розница · Продавец на маркетплейсе . Общий чек-лист со всеми шагами — на основной странице инструмента .
