Как создать УПД в Трумарке: реквизиты, адреса сторон и товары

УПД в Трумарке собирается в два шага: реквизиты и товары. Большую часть реквизитов кабинет заполнит сам — из данных вашей компании, карточки контрагента и прошлых документов этому покупателю. Вам останется проверить номер, тип документа, адреса и основание, добавить коды и отправить. Форма сохраняется сама по мере ввода.

Пройти обучение в кабинете

Шаг 1. Нажмите «Создать УПД» и выберите покупателя #

В разделе «Отгрузка УПД» нажмите «Создать УПД» и выберите контрагента из списка. Если у контрагента несколько ID в разных системах ЭДО, рядом с его названием стоит стрелка: наведите курсор и выберите оператора, через которого отправить документ.

Откроется черновик УПД. Если покупателя в списке нет, нажмите «Добавить контрагента» внизу списка — как его заполнить, рассказано в статье «Как добавить контрагента».

Шаг 2. Заполните номер и тип документа #

Первый шаг называется «Реквизиты УПД». В верхней карточке — номер, дата и тип документа.

• Номер документа — ваш номер УПД. В новом документе поле пустое, заполните его. Дата документа уже стоит сегодняшняя.
• Тип документа — «Первичный документ» или «Счёт-фактура и первичный документ». Второй вариант доступен только плательщикам НДС. В первом УПД новому покупателю тип нужно выбрать, дальше Трумарк подставит его сам.
• Являюсь плательщиком НДС — настройка всей компании: включает в таблице товаров колонки НДС. Она же есть в окне «Настройки УПД».
• Передавать товары в объёмно-сортовом виде — в УПД уйдут не коды, а GTIN и количество. Переключатель виден, когда в настройках УПД включено «Показывать объёмно-сортовой учёт». Для обычной отгрузки с кодами оставьте выключенным; как работать в этом режиме — в статье «Товар без кодов в УПД».

Отдельно сохранять ничего не нужно: каждое поле сохраняется само, а внизу рядом с кнопкой «Назад» появляется отметка «Данные сохранены».

Шаг 3. Проверьте продавца и покупателя #

В карточках «Продавец» и «Покупатель» уже стоят наименования, ID абонента ЭДО и адреса. Пока у стороны один адрес, поле адреса неактивно. Если адресов несколько — выберите нужный из списка.

Карандаш в заголовке карточки открывает адресные профили стороны. Профиль — это адрес вместе с КПП: например, отдельный для офиса и для склада или обособленного подразделения.

• Щёлкните по строке, чтобы выбрать этот адрес для документа.
• Звёздочка делает адрес адресом по умолчанию — он будет подставляться в новые УПД.
• Карандаш открывает адрес для правки, корзина удаляет его. Адрес по умолчанию удалить нельзя, пока не назначен другой.

Чтобы добавить адрес, нажмите «Добавить адрес», начните вводить его в поле «Адрес» и выберите из подсказок. Для организации укажите КПП — 9 цифр. Нажмите «Сохранить адрес». Если подсказки не находят адрес, включите «Уточнить адрес вручную» и заполните поля сами: индекс, регион, город, улицу, дом.

Под карточкой покупателя есть две ссылки — «Грузоотправитель» и «Грузополучатель». Они нужны, когда товар отправляет или получает не сторона договора. Нажмите ссылку — раскроется карточка с переключателем «Совпадает с продавцом» или «Совпадает с покупателем». Выключите его, чтобы найти другую организацию по ИНН или названию и выбрать её адрес. Крестик в заголовке карточки убирает сторону из документа.

Шаг 4. Заполните сведения о передаче, основание и подписанта #

• Содержание операции — по умолчанию «Товары переданы»; можно написать своё. Дата отгрузки уже стоит сегодняшняя.
• Основание отгрузки товаров — в новом документе включено «Без документа-основания». Чтобы указать договор или счёт, выключите переключатель и заполните наименование, номер и дату документа.
• Подписант — ФИО подставляется из вашей электронной подписи. Впишите должность.

Тип документа, содержание операции и основание Трумарк запоминает по контрагенту, должность — по подписанту. В следующем УПД этому покупателю они будут заполнены так же.

Нажмите «Перейти к товарам». Если обязательное поле пустое, кабинет останется на этом шаге и подпишет поле красным: «Обязательное поле».

Шаг 5. Добавьте товары и проверьте таблицу #

На шаге «Товары» товар попадает в документ вместе с кодами. Нажмите «+» и добавьте коды сканером, файлом или вручную — подробно об этом в статье «Как добавить коды в УПД». Коды одного GTIN собираются в одну строку, количество считается по ним.

В строке — товар, GTIN, количество, цена, ставка НДС, сумма НДС и стоимость. Цена, ставка и наименование подставляются из раздела «Цены». Подчёркнутые значения можно исправить прямо в таблице: дважды щёлкните по ячейке, введите новое и нажмите Enter. Исправленные цена и ставка запомнятся в прайсе для следующих документов. Как считается налог и чем отличаются цены с НДС и без него — в статье «НДС в УПД».

Значок в конце строки открывает список кодов товара. Чтобы убрать строку, отметьте её галочкой слева и нажмите «Удалить выбранные».

Когда таблица готова, нажмите «Проверить коды», затем «Подписать и отправить» — что происходит дальше, читайте в статье «Как подписать и отправить УПД».

Если что-то пошло не так #

• Под полем красная надпись «Обязательное поле». Заполните его: обычно это номер документа, тип документа или должность подписанта. Без них перейти к товарам нельзя.
• Поле адреса неактивно. У стороны один адресный профиль — выбирать не из чего. Другой адрес добавляется карандашом в заголовке карточки.
• Нельзя выбрать «Счёт-фактура и первичный документ». Выключен переключатель «Являюсь плательщиком НДС». Включите его — тип станет доступен.
• Поля не редактируются. Документ уже отправлен: менять можно только черновик. Чтобы исправить отправленный УПД, попросите покупателя отклонить его, затем в списке нажмите ⋮ → «Скопировать» — копия откроется черновиком с теми же товарами и кодами.
• Строка товара с ценой 0. Для этого GTIN нет цены в разделе «Цены». Впишите цену в ячейке — она сохранится и в прайсе.
• В таблице «Ваш список пуст». В документе ещё нет кодов. Нажмите «+» внизу и добавьте их; кнопка «Подписать и отправить» станет доступна, когда появится хотя бы один товар.
• Внизу «Ошибка сохранения данных». Последнее изменение не сохранилось. Проверьте соединение с интернетом и измените поле ещё раз.
• Нужно удалить черновик. В списке УПД нажмите ⋮ в строке → «Удалить». Строка пропадёт, а внизу на несколько секунд появится кнопка «Отменить». Удалить можно только черновик.

Частые вопросы #

Связанные статьи #

• Отгрузка по УПД из Трумарка: что подготовить и как устроен документ
• Как добавить контрагента для УПД: ИНН и ID абонента ЭДО
• Цены товаров для УПД: ввод в таблице и загрузка файлом Excel
• Как добавить коды в УПД: сканером, файлом, вручную и целыми коробами
• Настройки УПД: НДС, цены с НДС, агентская схема, ГТД, вывод из оборота
• Как подписать и отправить УПД: проверка кодов и статусы документа
• НДС в УПД: цены с НДС и без НДС, пересчёт и ручная сумма налога
• Товар без кодов в УПД: как отгрузить по GTIN и количеству
• Объёмно-сортовой учёт (ОСУ): что это в маркировке и как передавать данные — статья блога