Когда реквизиты заполнены и товары добавлены, остаётся три действия: проверить коды, подписать документ электронной подписью и дождаться ответа покупателя. Разбираем каждое, а заодно — что означают статусы в списке УПД и что делать, если покупатель документ отклонил.
Шаг 1. Проверьте коды #
На шаге «Товары» нажмите «Проверить коды». Трумарк спросит Честный ЗНАК о каждом коде документа и выяснит три вещи: код в обороте, он числится за вашей компанией, и в какую упаковку он вложен. По третьему пункту в документ подтянутся короба и паллеты — покупатель получит их целыми.
Проверка идёт в фоне, у большого документа она может занять несколько минут. Пока она идёт, кнопка «Подписать и отправить» недоступна. В конце придёт уведомление «УПД проверен», а значок на кнопке сменится на галочку. Наведите на неё курсор — увидите дату и время проверки.
УПД, созданный из раздела «Ввод в оборот», Трумарк проверяет сам сразу после создания. Кнопка нужна, если вы добавляли коды позже или хотите перепроверить документ перед отправкой.
Шаг 2. Разберитесь с кодами, которые не прошли проверку #
Если уведомление сообщает «Кодов в некорректном статусе: N шт.», эти коды в документ не попадут. В колонке «Количество» рядом с числом появится зачёркнутое — столько кодов отсеяно, и стоимость строки посчитана уже без них.
Нажмите значок в конце строки — откроется список кодов товара. У кода со статусом «Ошибка» наведите курсор на значок рядом: в подсказке причина.
- «Код принадлежит участнику оборота …» — код числится не за вами: например, уже перешёл другому покупателю по прошлому УПД или ещё не принят вами от поставщика. Удалите код из документа.
- «Код находится в некорректном для передачи статусе: …» — код не в обороте: ещё не введён, выведен или списан. Если товар не введён в оборот, сначала введите его и запустите проверку заново; иначе удалите код.
Чтобы удалить код, отметьте его галочкой и нажмите «Удалить выбранные». Отправить документ можно и не удаляя такие коды: в УПД уйдут только проверенные. Главное — сверьте количество с тем, что отгружаете на самом деле. Если в строке не осталось ни одного проверенного кода, удалите строку целиком.
Шаг 3. Подпишите и отправьте документ #
Нажмите «Подписать и отправить». КриптоПро попросит подтвердить доступ к сертификату — разрешите операцию. УПД подписывается той электронной подписью, с которой вы вошли в кабинет, и уходит в ЭДО Лайт. Кабинет вернёт вас к списку документов.
Если коды не проверены, перед подписью появится предупреждение:
Выбирайте «Проверить». «Всё равно отправить» оставьте для случая, когда вы уверены в кодах: без проверки вместо коробов в УПД могут уйти единицы товара, и после приёмки короба расформируются, а из-за одного проблемного кода Честный ЗНАК не обработает весь документ.
Шаг 4. Следите за статусом #
Сразу после отправки у документа статус «Отправляется», затем — «Доставлен». Дальше статус меняется сам, когда покупатель открывает и подписывает документ.
Статус каждого документа виден в колонке «Статус» списка УПД. Что означает каждый и что с ним делать — в таблице ниже.
| Статус | Что означает | Что делать |
|---|---|---|
| Черновик | Документ не отправлен, его можно менять. | Заполнить, проверить коды, отправить. |
| Подготовка товаров | Трумарк переносит товары и коды из ввода в оборот. | Подождать. |
| Отправляется | Документ подписан и передаётся оператору ЭДО. | Подождать. |
| Доставлен, Просмотрен | Документ у покупателя и ждёт его подписи. «Просмотрен» — покупатель его открыл. | Ждать подписи. Коды пока числятся за вами. |
| Отправка в ГИС МТ | Покупатель подписал документ, оператор ЭДО передаёт его в Честный ЗНАК. | Подождать. |
| Принят полностью | Покупатель подписал УПД без расхождений. | Ничего: Честный ЗНАК переводит коды покупателю. |
| Принят с расхождениями | Покупатель подписал УПД, но принял не всё. | Уточнить у покупателя, что именно не принято. |
| Требуется уточнение | Покупатель отклонил документ. Его комментарий — в подсказке у статуса. | Скопировать документ, исправить и отправить заново. |
| Не принят | Покупатель отказался от приёмки товара. | Выяснить причину у покупателя. |
| Не принят в ГИС МТ | Покупатель подписал, но Честный ЗНАК документ не обработал: коды не перешли. Причина и совет — в подсказке у статуса. | Следовать подсказке; подробности — в личном кабинете Честного ЗНАКа, раздел «Документы». |
| Ошибка отправки, Ошибка обработки | Документ не дошёл до покупателя: сбой у оператора ЭДО. Подробность — в подсказке у статуса. | Нажать ⋮ → «Синхронизировать». Если статус не меняется, проверить ID абонента покупателя и нажать ⋮ → «Скопировать»: копия откроется черновиком, её можно исправить и отправить. |
| Ожидается аннулирование | Вы запросили аннулирование, ждём ответа покупателя. | Ждать. |
| Требуется аннулирование | Покупатель предлагает аннулировать УПД. | Ответить: ⋮ → «Ответить на аннулирование» — как это сделать. |
| Отказано в аннулировании | Аннулирование отклонено, документ в силе. | Причина — в подсказке у статуса. |
| Аннулирован | Обе стороны подписали аннулирование, коды вернулись к вам. | При необходимости скопировать и отправить новый документ. |
У статусов со значком i есть пояснение: наведите на него курсор. Так видно, например, почему покупатель отклонил документ. У статусов «Ошибка отправки», «Ошибка обработки», «Требуется уточнение», «Не принят» и «Не принят в ГИС МТ» в подсказке есть ссылка «Как исправить» — она ведёт к разбору в статье УПД не принимается контрагентом.
Что можно сделать с документом в списке #
Нажмите ⋮ в строке документа.
- Скачать XML — файл документа; у черновика пункт доступен, когда заполнены реквизиты. Скачать PDF — печатная форма, Скачать Архив — документ вместе с подписями: оба доступны после отправки. Подробнее — в статье «Как скачать XML УПД».
- Синхронизировать — запросить статус у оператора ЭДО прямо сейчас, не дожидаясь автоматического обновления.
- Скопировать — есть у отклонённых и аннулированных документов, а также у тех, что не дошли до покупателя: со статусом «Ошибка отправки» или «Ошибка обработки». Такой УПД повторно не отправляется, выход — копия. Пункт создаёт черновик с теми же товарами, кодами и реквизитами; дата станет сегодняшней, номер останется прежним. Исправьте, что нужно, и отправьте.
- Запросить аннулирование — у документов, которые покупатель уже подписал. Пока документ ждёт подписи, пункт недоступен. Порядок — в статье «Как аннулировать УПД».
- Удалить — только у черновика. Строка исчезнет, а на несколько секунд появится кнопка «Отменить».
Если что-то пошло не так #
- Окно «Необходим модуль ЭДО Лайт». Проверка кодов и отправка УПД входят в тариф с модулем ЭДО Лайт. Нажмите «Перейти к тарифам» и подключите его — черновик сохранится.
- В подсказке кнопки «Проверить коды» — «Ошибка проверки кодов». Проверка оборвалась — обычно истекла авторизация в ГИС МТ. Продлите её и нажмите «Проверить коды» ещё раз.
- «Чтобы сформировать XML, заполните в УПД: …». Не заполнены реквизиты из списка: номер или дата документа, тип, подписант или должность. Вернитесь на шаг «Реквизиты УПД» кнопкой «Назад».
- «Не удалось подписать». В уведомлении — причина от КриптоПро. Проверьте, что носитель с подписью вставлен, сертификат не истёк, а плагин включён: как проверить подпись, как включить плагин.
- «Срок действия токена ГИС МТ истёк». Продлите авторизацию в ГИС МТ на главной странице и нажмите «Подписать и отправить» снова.
- Кнопка «Подписать и отправить» недоступна. В документе нет товаров либо ещё идёт проверка кодов или загрузка файла с кодами.
- Статус долго «Доставлен». Покупатель ещё не подписал документ в своей системе ЭДО. Напомните ему: пока подписи нет, коды остаются у вас, и аннулировать такой документ нельзя.
- Покупатель отклонил документ. Статус «Требуется уточнение», комментарий — в подсказке. Нажмите ⋮ → «Скопировать», исправьте черновик и отправьте заново. Коды из отклонённого документа остаются у вас.
- Ошибку заметили после отправки, покупатель ещё не подписал. Попросите покупателя отклонить документ, затем скопируйте его и исправьте. Если он уже подписал — запросите аннулирование.
Частые вопросы #
Обязательно ли проверять коды перед отправкой?
Кабинет позволяет отправить и без проверки, но не стоит. Проверка отсеивает коды, которые Честный ЗНАК не примет, и подтягивает короба: без неё вместо короба уйдут единицы товара, а короб после приёмки расформируется.
Когда коды переходят покупателю?
После того как покупатель подпишет УПД и Честный ЗНАК обработает документ. До подписи покупателя коды числятся за вами.
Можно ли исправить отправленный УПД?
Нет, отправленный документ не редактируется. Если покупатель его ещё не подписал — попросите отклонить, затем скопируйте и исправьте. Если подписал — запросите аннулирование и выставьте новый.
Как часто обновляется статус документа?
Пока документ ждёт действия покупателя, Трумарк сверяет статус с оператором ЭДО каждую минуту. Чтобы не ждать, нажмите ⋮ → «Синхронизировать».
Что значит «Не принят в ГИС МТ», если покупатель подписал?
Документооборот состоялся, но Честный ЗНАК не смог обработать документ — например, часть кодов к моменту подписи оказалась не в том статусе. Коды при этом не перешли покупателю. В подсказке у статуса указано, какие товары и почему.
Какой подписью подписывается УПД?
Той же усиленной квалифицированной электронной подписью, с которой вы вошли в кабинет. Выбирать сертификат отдельно не нужно.
Связанные статьи #
- Как создать УПД в Трумарке: реквизиты, адреса сторон и товары
- Как добавить коды в УПД: сканером, файлом, вручную и целыми коробами
- Как аннулировать УПД: запрос, ответ покупателя и возврат кодов
- Как скачать XML УПД из Трумарка: файл документа, PDF и архив
- Настройки УПД: НДС, цены с НДС, агентская схема, ГТД, вывод из оборота
- Отгрузка по УПД из Трумарка: что подготовить и как устроен документ
- Как убрать всплывающие окна КриптоПро «Подтверждение доступа» в браузере
- УПД не принимается контрагентом: не дошёл или отклонён — что делать
- Код маркировки уже выбыл из оборота: что это значит и что делать
- Универсальный передаточный документ (УПД) в маркировке: форматы, ошибки и исправления — статья блога
- Коды ошибок Честного ЗНАКа: расшифровка и что делать — статья блога
